Дистанційному працівникові компенсують ремонт ноутбука: чи буде додаткове благо

На ваші запитання відповідає Світлана Лістрова, експерт з обліку та оподаткування, Київ

Працівники працюють дистанційно із поєднанням відвідування офісу за потреби. У договорі прописано, що кожен має свою техніку. Якщо вона виходить з ладу — пише службову записку. Інвентаризаційна комісія оглядає техніку, а підприємство компенсує ремонт. Чи виникає у працівника додаткове благо?

За погодженням між працівником і роботодавцем виконання дистанційної роботи можна поєднувати із виконанням роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця. Особливості поєднання дистанційної роботи з роботою на робочому місці встановлюють у трудовому договорі про дистанційну роботу (ч. 6 ст. 60-2 Кодексу законів про працю України; КЗпП).

У трудовому договорі про дистанційну роботу визначають:

• порядок і строки, за якими працівників, які виконують роботу дистанційно, забезпечують обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами;
• порядок і строки, за якими працівники подають звіти про виконану роботу;
• розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів;
• порядок відшкодування інших витрат, пов’язаних із виконанням дистанційної роботи.

Якщо в трудовому договорі немає положення про забезпечення працівників необхідними для виконання їхніх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами, таке забезпечення бере на себе роботодавець, який організовує встановлення і технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує пов’язані з цим витрати (ч. 8 ст. 60-2 КЗпП).

Тому насамперед проаналізуйте умови трудового договору про дистанційну роботу. Зокрема:

• у які дні чи за яких умов працівник має виходити для роботи в офіс;
• яку саме власну техніку та обладнання він використовує для виконання роботи — назва, вид, марка;
• які саме витрати і витратні матеріали підприємство компенсує працівникові у зв’язку з використанням власної техніки та обладнання, орієнтовні суми таких витрат;
• як компенсують працівникові його витрати.

У ситуації нашого дописувача можуть виникнути деякі ри­зики.

Загальна фраза у трудовому договорі про використання працівниками власної комп’ютерної техніки та оргтехніки, інтернету не дає підстав компенсувати витрати працівника на її утримання. Відповідно до пункту 21 Типової форми трудового договору у ньому слід зазначити розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, порядок відшкодування інших витрат, пов’язаних з виконанням дистанційної роботи. Але щоб на законних підставах відшкодовувати ці суми, потрібно ще зазначити, яку саме техніку використовуватиме працівник, протягом якого часу та які саме витрати і суми/розмір підлягають відшкодуванню.

Якщо відшкодовуєте повні суми витрат на ремонт і забезпечення техніки, може виникнути запитання стосовно того, що техніку й інтернет працівник використовує не лише для роботи, а й для особистих потреб. Саме тому має сенс зробити розрахунок витрат та обґрунтувати суму у трудовому договорі.

Факт купівлі запасних частин, картриджів для ремонту комп’ютерної техніки працівника приверне увагу податківців. Адже у статті 60-2 КЗпП передбачено, що роботодавець або компенсує працівникові витрати в обумовленій трудовим договором сумі, або забезпечує працівника технікою і несе витрати на неї.

У статті 125 КЗпП побачимо аналогічну норму:

Нічого не змінює той факт, що інвентаризаційна комісія оглядає техніку та інвентар працівника, який працює дистанційно. Адже дистанційний працівник не мусить повідомляти роботодавцеві про своє робоче місце, якщо він не користується технікою роботодавця, відповідно, не мусить і допускати членів комісії до її огляду. Інвентаризаційна комісія не має жодного стосунку до техніки й обладнання, які не належать роботодавцю та не розташовані у приміщеннях підприємства. Члени інвентаризаційної комісії також не можуть оцінити технічні неполадки техніки — це має зробити фахівець.

Отже, в описаній ситуації надто великий ризик, що податківці розцінять купівлю запасних частин, картриджів тощо для ремонту комп’ютерної техніки працівника як додаткове благо чи отримані ним інші доходи. А вони підлягають оподаткуванню ПДФО й військовим збором.