Заковичні ситуації надання щорічної основної відпустки під час воєнного стану

Під час війни часто виникають нестандартні запитання, відповідей на які немає у законодавстві. Частина з них стосується щорічних основних відпусток (далі — щорічна відпустка). Сподіваємося, ця стаття допоможе вам розв’язати бодай частину ваших позаштатних ситуацій.

Працівник заробив менше відпустки, аніж встиг використати: варіанти рішення

Одне з поширених запитань: що робити, якщо працівник використав наперед щорічну відпустку за робочий рік, а потім у нього були періоди, що не входять до стажу для відпустки? При цьому працівник не звільняється.

Пропонуємо чотири рішення:

• благодійне;
• ризиковане;
• громіздке;
• оптимальне.

Спочатку пригадаймо норми Закону про відпустки. Вони для нас — як нитка Аріадни для Тесея у грецькому міфі, що виведе з лабіринту запитань до законного рішення.

Щорічну відпустку надають за робочий рік, що його відлічують від дати прийняття на роботу (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки).

Працівник має право на щорічну відпустку повної трива­лості:

• у перший рік роботи — як правило, за шість місяців;
• другий і наступні роки — у будь-який час відповідного робочого року (ч. 5, 9 ст. 10 Закону про відпустки).

Роботодавець утримує кошти за дні відпустки із зар­плати працівника, який звільняється до закінчення робочого року, за який вже одержав відпустку повної тривалості (ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки).

Із цих норм випливають висновки:

• робочий рік «не зсувають» через періоди відсутності працівника, яких не зараховують до стажу для щорічної відпустки;
• за другий і наступний робочі роки щорічну відпустку надають за графіком із розрахунку повної тривалості, а не пропорційно до відпрацьованого часу;
• роботодавець не має права без згоди працівника утримати кошти за використані наперед дні відпустки, якщо той не звільняється.

Тепер розглянемо кожне з можливих рішень крізь призму законодавства.

благодійне рішення

Роботодавець має законне право утримати кошти за використану наперед відпустку, коли працівник звільняється, хоча й не в усіх випадках. Але можете не скористатися цим правом, тобто «подарувати» працівникові кошти за перевикористані дні відпустки.

Такий варіант не прийнятний для підприємств, що їх фінансують із державного чи місцевого бюджетів.

Коментар. Працівник зрадіє такому рішенню, натомість роботодавець — навряд.

ризиковане рішення

Позначте «борг» працівника щодо кількості днів відпустки у його особовій картці П-2. Надалі надавайте щорічну відпустку за наступні робочі роки повної тривалості. Коли працівник звільнятиметься, в наказі про звільнення зазначте кількість днів відпустки, за які бухгалтер утримає кошти із зарплати працівника.

Коментар. Таке рішення має недоліки.

Для працівника: як правило, зарплату працівникам періодично підвищують. Тому за кілька років під час звільнення із зар­плати працівника за один день відпустки бухгалтер утримає більше коштів, аніж колись виплатили працівникові.

Для роботодавця: навіть якщо за декілька років пам’я­татимете і зазначите в наказі про звільнення кількість днів відпустки, за які бухгалтер має утримати кошти, або про це нагадає програма з обліку персоналу та нарахування зарплати, працівник може звільнитися під час відпустки без збереження зарплати і не буде з чого утримати кошти. Або може звільнитися з поважної причини, коли роботодавець не матиме права утримати кошти з працівника (ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки).

громіздке рішення

Працівник пише роботодавцеві заяву з проханням утримати з його зарплати кошти за використані, але не зароблені дні відпустки. Роботодавець видає наказ, яким:

• вносить зміни до попереднього наказу про відпустку щодо тривалості наданої щорічної відпустки;
• визнає відсутністю з поважної причини період відпустки, яку працівник не заробив;
• доручає бухгалтерові утримати із зарплати працівника кошти за невідпрацьовані дні відпустки;
• доручає табельникові скласти коригувальний табель за місяць, у якому працівник використав зайві дні відпустки.

Коментар. Не рекомендуємо рішення, що додає зайвого клопоту кадровій службі та бухгалтеру.

оптимальне рішення

Коли надаватимете працівникові щорічну відпустку за наступний робочий рік, видайте наказ про внесення змін до наказу, яким надавали попередню відпустку. Зокрема, визнайте використані наперед дні відпустки такими, що надали за наступний робочий рік. За наступний робочий рік зменште працівникові тривалість щорічної відпустки на відповідну кількість днів.

Не видавайте такого наказу одразу після того, як закінчиться робочий рік. Якщо працівник захоче звільнитися, утримаєте із зарплати кошти за дні відпустки.

Коментар. Таке рішення може засмутити працівника. Поясніть йому, що це краще, ніж повертати кошти підприємству. А якщо працівникові не вистачить днів щорічної відпустки, щоб відпочити, він може оформити відпустку без збереження зарплати.

Як рахувати компенсацію за щорічну відпустку під час війни

Законодавство про працю не внормовує формули, за якою слід обчислювати кількість днів щорічної відпустки, що належать працівникові. Мінсоцполітики радило скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, що закладений у постанові КМУ «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» від 08.02.1995 № 100:

Донедавна стаття 73 Кодексу законів про працю України (КЗпП) містила 11 святкових і неробочих днів. Із 9 червня 2022 року до цієї статті додали ще один святковий день — 28 липня, День Української Державності. Проте із 24 березня 2022 року й до закінчення дії воєнного стану святкові та неробочі дні вважаємо звичайними днями (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136). Відповідно, враховуємо всі календарні дні до тривалості всіх видів відпусток, зокрема щорічних, при народженні дитини, в разі усиновлення дитини, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

Після перемоги від 365 к. дн. відніматимемо 12 святкових і неробочих днів. Оскільки воєнний стан продовжують поетапно по 90 к. дн., наперед невідомо, скільки буде святкових і неробочих днів у поточному робочому році працівника. Для того щоб визначити, скільки днів щорічної відпустки працівник «заробляє» за один 1 к. дн., пропонуємо від 365 к. дн. віднімати кількість свят з огляду на те, по яку дату на день видання наказу про відпустку чи на дату звільнення продовжили воєнний стан.

Розглянемо, чи вплине кількість свят у році на кількість зароблених днів відпустки.

Приклад 1. Обчислюємо тривалість щорічної відпустки залежно від кількості скасованих свят НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ У маркетолога Людмили робочий рік 02.01.2022—01.01.2023, до стажу для щорічної відпустки їй зарахували 180 к. дн. Людмила звільняється 15.11.2022. Станом на дату звільнення воєнний стан діє до 21.11.2022. На робочий рік Людмили припадають чотири свята: 07.01.2022, 08.03.2022 і поки що не скасовані 25.12.2022 і 01.01.2023. 24 ÷ (365 – 4) × 180 ≈ 11,97.

Приклад 2. Обчислюємо тривалість щорічної відпустки, якби свята не скасували під час війни НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Скористаємося умовами Прикладу 1. Уявімо, що Закон № 2136 не скасовував свят. На робочий рік Людмили припало б 12 свят. 24 ÷ (365 – 12) × 180 ≈ 12,24.

Як бачимо, за стандартної тривалості відпустки 24 к. дн. в обох випадках після округлення отримуємо 12 к. дн. Так само однакові результати — 15 к. дн. — отримаємо після округлення, якщо тривалість щорічної відпустки працівника 30 к. дн. Тобто різниці немає.

Як обчислити тривалість щорічної відпустки, якщо є періоди, яких не враховують до стажу для відпустки

Перш ніж готувати наказ про відпустку, з’ясуймо, як під час воєнного стану рахувати кількість днів щорічної відпустки, що належать працівникові за робочий рік, у якому були періоди, яких не зараховують до стажу для відпустки.

Аби порахувати кількість днів щорічної відпустки, що заробив працівник за робочий рік, зважайте на періоди, що їх зараховують до стажу для її надання (ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки). Зокрема, до стажу, що дає право на щорічну відпустку, не зараховують періодів, коли:

• працівник був відсутній на роботі з поважної причини;
• за ним не зберігали заробітку;
• він перебував у відпустці без збереження зарплати працівнику, який виїхав за кордон або отримав статус ВПО, що надають тривалістю до 90 к. дн.

Приклад 3. Обчислюємо тривалість щорічної відпустки, якщо упродовж робочого року в працівника були періоди, яких не зараховують до стажу для відпустки НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Маркетолог Людмила із 01.02.2022 по 24.02.2022 використала щорічну відпустку тривалістю 24 к. дн. за графіком за робочий рік 02.01.2022—01.01.2023. Із 25 лютого із працівницею не було зв’язку. 29 липня вона надіслала керівникові пояснювальну записку, що з початком війни виїхала за кордон, копію паспорта із позначкою про перетин кордону і заяву на відпустку без збереження зарплати тривалістю 90 к. дн. із 01.08.2022 по 29.10.2022. Із 31 жовтня 2022 року Людмила працює дистанційно. Наразі воєнний стан триває до 19.02.2023. Якщо до кінця робочого року 02.01.2022—01.01.2023 Людмила працюватиме, вона заробить: 24 ÷ (365 – 2) × 117 ≈ 7,74; після округлення — 8, де 24 — тривалість щорічної відпустки, к. дн.; 365 — кількість календарних днів у робочому році; 2 — кількість святкових і неробочих днів за рік — 07.01.2022 і 08.03.2022, що припали на робочий рік працівника; 117 — кількість календарних днів, які зарахували Людмилі до стажу, що дає право на щорічну відпустку. До нього не зарахували періоду відсутності з поважної причини без збереження зарплати і відпустку без збереження зарплати на 90 к. дн. як особі, яка виїхала за кордон. Тобто за робочий рік Людмила використала 24 к. дн. щорічної відпустки, а фактично заробила 8 к. дн. Якщо працівниця працюватиме в наступному робочому році, 16 к. дн. відпустки за поточний робочий рік зарахуємо в наступний, про що зазначимо в наказі на відпустку (див. Додаток). Якщо звільниться — утримаємо із зарплати.

Як бачите — безвихідних ситуацій майже не буває. Завжди можна знайти компроміс, що влаштує і працівника, і робото­давця.