Сім відповідей про відрядження, які закриють гештальт бухгалтерів

Валютні правила у відрядженні, дві готельні броні на один день, поїздки за тендерні кошти, засновник із корпоративною карткою, витрати без підтвердних документів  — обговоримо деталі.

Що робити ФОПу, який зняв валюту під відрядження, але поїздка не склалася	Чи можна компенсувати придбаний у відрядженні бензин без чека, але з квитанцією термінала
Чи може засновник поїхати у відрядження з корпоративною карткою	Чи враховувати у відрядження день вибуття, якщо потяг іде пізно ввечері
Чи можна оплатити два заброньованих на один день готелі	За яким курсом відображати витрати, якщо працівник надав лише чек
Чи може відрядження за кордон за тендерні кошти тривати довше ніж 180 днів

Що робити ФОПу, який зняв валюту під відрядження, але поїздка не склалася

Підприємництво провадять на основі вільного розпорядження прибутком, що залишається у підприємця після сплати податків, зборів та інших платежів, передбачених законом (ст. 44 Господарського кодексу України). Тобто ФОП — платник єдиного податку має право вільно користуватися для власних потреб коштами з поточного рахунку, відкритого для провадження підприємницької діяльності. Умова — сплатити всі податки, збори та інші платежі, передбачені чинним законодавством.

Однак порядок використання коштів із валютного рахунку регламентований окремими нормативними актами. Так, у підпункті 16 пункту 109 Положення № 5 читаємо: за поточними рахунками в іноземній валюті суб’єктів господарювання — резидентів¹ проводять операції виплати/повернення коштів на відрядження за кордон. Якщо відрядження не відбулося, валюту слід повернути на поточний валютний рахунок. ФОП не може зняти з рахунку в іноземній валюті гроші та використовувати їх на власний розсуд.

В іншому випадку до вас можуть застосувати адміністративний штраф за порушення порядку проведення валютних операцій від 1000 до 3000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (17 000 — 51 000 грн) за статтею 162-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Чи може засновник поїхати у відрядження з корпоративною карткою

Службовим відрядженням називають поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на визначений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (п. 1 розд. І Інструкції № 59). Умова — наявність документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємств. Тобто поїздка співзасновника не потрапляє під визначення відрядження.

Водночас не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємства, cума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

• на проїзд, у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, зокрема орендованим транспортом;
• оплату вартості проживання у готелях/мотелях, а також включених до рахунків витрат на харчування чи побутові послуги², найм інших жилих приміщень;
• оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд / віз, обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку з такими витратами (пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України; ПК).

Управління товариством здійснюють його органи. Вищим органом ТОВ є загальні збори учасників (ч. 1 ст. 58 Закону № 1576). У ТОВ створюють виконавчий орган: колегіальний — дирекція або одноосібний — директор. Дирекція/директор розв’язує всі питання діяльності товариства, за винятком тих, що належать до компетенції загальних зборів учасників (ч. 1, 2 ст. 62 Закону № 1576).

Які питання входять до компетенції загальних зборів учасників ТОВ, визначено у статті 59 Закону № 1576. Поточна господарська діяльність ТОВ до них не належить. Тож якщо установчі документи підприємства не передбачають прямої участі засновника у господарській діяльності ТОВ, зокрема у перемовинах із партнерами підприємства або закупівлі товарно-матеріальних цінностей, то направити у відрядження засновника, з яким не оформили трудових відносин, не можна.

Відповідно, будь-які витрати, пов’язані з фінансуванням поїздки засновника, вважатимуть додатковим благом, яке включають до його оподатковуваного доходу. З відшкодованих коштів слід утримати ПДФО та військовий збір. У разі виплати додаткового блага у негрошовій формі для нарахування ПДФО застосовують натуральний коефіцієнт, передбачений у пункті 164.5 ПК. Військовий збір утримують із доходів без застосування натурального коефіцієнта. І ПДФО, і військовий збір слід сплатити до бюджету за рахунок коштів фізичної особи (пп. 168.1.1 ПК).

Корпоративною карткою має право користуватися держатель картки — працівник підприємства. Передавати її стороннім особам, зокрема й співзасновнику — заборонено. З огляду на те що поїздка співзасновника за кордон не буде відрядженням, то й компенсувати кошти на поїздку без утримання податків не можна.

Чи можна оплатити два заброньованих на один день готелі

Буває, що працівник бронює проживання в готелі на визначені дати, але затримується у відрядженні й змушений ночувати в іншому готелі. Тож за деякі дати буде подвійна оплата проживання за день. Як бути в такому разі?

Відряджений має додати до авансового звіту оригінали:

• рахунків з готелів, мотелів або інших суб’єктів господарювання, які надають послуги проживання та розміщення фізосіб. Це може бути готельний рахунок за ф. № 4-г або документ довільної форми, що містить найменування готелю, його реквізити, ПІБ гостя, дані про номер та його ціну, інші показники на розсуд готелю (п. 3.6 Правил № 19);
• документів, що підтверджують бронювання;
• розрахункових документів про оплату проживання — фіскальні касові чеки РРО, товарні або розрахункові квитанції. Тобто підійде будь-який документ, який вважають розрахунковим у розумінні Закону про РРО та Положення № 13.

Подвійну оплату готелю можете компенсувати працівникові з дозволу керівника. Але утримайте ПДФО — 18% та військовий збір — 1,5% як із додаткового блага.

Чи може відрядження за кордон за тендерні кошти тривати довше ніж 180 днів

Інструкція № 59 є обов’язковою до виконання для підприємств, що повністю або частково утримуються або фінансуються за бюджетні кошти. Відповідно, якщо працівники їдуть у закордонне відрядження за бюджетні (читай — тендерні) кошти, слід дотримувати норм Інструкції № 59.

Так, строк відрядження визначає керівник, але він не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених у Постанові № 98 (п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Винятки з правил прописані в абзацах другому — шістнадцятому пункту 6 Постанови № 98. Зокрема, йдеться про те, що строк відряджень працівників, яких направляють:

• для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не має перевищувати строку будівництва об’єктів;
• за кордон за зовнішньоекономічними договорами/конт­рактами для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проєктних, проєктно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, виконання шеф-монтажу й авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не має перевищувати одного року.

Строки відрядження осіб до вищих навчальних закладів або наукових установ за кордоном з метою навчання або стажування, строки навчання студентів і стажування / наукового стажування аспірантів, ад’юнктів, докторантів, наукових / науково-педагогічних працівників не може перевищувати двох років.

Відрядження, пов’язане із забезпеченням діяльності державних органів влади в особливому режимі в умовах воєнного стану, працівників державних органів, а також підприємств, установ та організацій, які здійснюють функції з обслуговування державних органів влади, мають тривати не довше ніж 180 днів.

Тобто у класичній ситуації закордонне відрядження за бюджетні кошти не може бути довшим за 60 календарних днів. Але Постанова № 98 містить винятки.

Продовжити відрядження, не повертаючись в Україну, можна з дозволу керівника підприємства, оформленого відповідним наказом (розпорядженням). При цьому весь загальний строк відрядження за кордон не має перевищувати 60 календарних днів або строків із Постанови № 98.

Якщо перевищили строки, кошти, витрачені на дні, що перевищують дозволений строк відрядження, вважатимуть коштами, витраченими не на відрядження. Відповідно, із таких сум слід утримати ПДФО — 18% та військовий збір — 1,5%.

Чи можна компенсувати придбаний у відрядженні бензин без чека, але з квитанцією термінала

Сума відшкодованих витрат на відрядження у межах фактичних витрат не є доходом працівника, що оподатковують ПДФО. Але за умови, що є підтвердні документи, які засвідчують вартість придбання товару/послуги, а саме розрахункові документи про їх придбання (пп. 170.9.1 ПК).

В авансовому звіті наводять перелік документів, що свідчать про величину витрат, додають їх оригінали. Отже, форма авансового звіту не передбачає можливості відобразити витрати, не підтверджені документально, крім добових. Ба більше, є чітке правило: витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують їх вартість (п. 12 розд. ІІ, п. 8 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Квитанція платіжного термінала лише підтверджує ініціювання переказу коштів із рахунку держателя електронного платіжного засобу, а не факт продажу товару (отримання послуг). Тому квитанція платіжного термінала не є розрахунковим документом.

Якщо працівник не має розрахункового документа, тобто фіскального касового чека, має скласти заяву, де зафіксувати вид і суму витрат, причину відсутності документів та попрохати компенсувати документально не підтверджені витрати.

Якщо компенсуєте витрати на відрядження без їх документального підтвердження, маєте їх оподаткувати. Відшкодована вартість — це додаткове благо працівника, яке оподатковують ПДФО — 18% та військовим збором — 1,5%.

Власне бензин треба оприбуткувати на підставі внутрішнього акта.

Чи враховувати у відрядження день вибуття, якщо потяг іде пізно ввечері

Якщо працівник вибуває у відрядження, наприклад, 15.11.2022 до 00:00, цей день вважають днем початку відрядження. Підтвердження — пункт 7 розділу І Інструкції № 59. Там записано: днем вибуття у відрядження вважають день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника. Коли транспортний засіб відправляється до 24-ї години включно, днем вибуття у відрядження вважають поточну добу. Дата на транспортному квитку — вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника — має збігатися із датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. За ці дні працівникові не відшкодовують добові, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати, окрім витрат на проїзд із місця відрядження до місця постійної роботи.

За яким курсом відображати витрати, якщо працівник надав лише чек

У момент, коли працівник отримав гроші під звіт, у підприємства виникає дебіторська заборгованість. Вона немонетарна, оскільки взагалі не валютна, тому за нею не нараховують курсових різниць. Під час складання авансового звіту здійснені у відрядженні витрати, підтверджені документально, перераховують за фактичним обмінним курсом, що застосував банк. За відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження авансового звіту (п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Тож якщо працівник не надав документів про обмін валюти, а долучив до авансового звіту лише чек, зафіксуйте витрати за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.