Забезпечення оплати відпусток: особливості інвентаризації

Коли та хто проводить

Інвентаризацію резерву відпусток неможливо провести у її класичному вигляді, адже цей об’єкт перевірки не має матеріальної форми. Тож врахуйте дві особливості.

Підприємство має проінвентаризувати забезпечення оплати відпусток протягом двох місяців до закінчення звітного року (п. 10 розд. І Положення № 879). Фактично потрібно врахувати показники станом на 31.12.2023. Тож складіть інвентаризаційні документи датою останнього дня звітного року. Навіть якщо фактично завершите перерахунок у перших числах січня 2024-го.

За забезпеченнями оплати відпусток не закріплена матеріально відповідальна особа (МВО). За розрахунок забезпечень відповідає бухгалтер. Оскільки бухгалтер не має статусу МВО, включіть його до інвентаризаційної комісії. Фактично зробити відповідні розрахунки та порівняти їх з даними бухобліку має голов­бух. Адже основне завдання інвентаризації відпускного забезпечення — підтвердити кінцеве сальдо на рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Решта членів комісії виконуватиме свої функції формально.

Як розрахувати

Залишок відпускного забезпечення (ЗВзал) розрахуйте за кожним працівником за формулою:

Середньоденну зарплату визначте за формулою:

Коефіцієнт коригування на суму ЄСВ-нарахувань обчисліть за формулою:

Коли розраховуватимете середньоденну зарплату, дотримайте вимог Порядку № 100.

Обчислюйте середню зарплату за кожним працівником, а не для всіх працівників підрозділу.

До розрахунку суми виплат (ЗП) включіть зарплату, що нарахували за попередні 12 календарних місяців або за фактично відпрацьований період, якщо працівник працював менше року. Врахуйте виплати, які включають до розрахунку відпускних за пунктом 3 Порядку № 100:

• нарахована зарплата, крім виплат із пункту 4 Порядку № 100;
• виплати за час, коли у розрахунковому періоді зберігали середній заробіток — попередні відпускні, середня зарплата за час відрядження, а також лікарняні й декретні.

Показник ЗП визначають за розрахунковий період, що у загальному випадку становить календарний рік (січень — грудень 2023-го). Якщо протягом усього розрахункового періоду працівник перебував у відпустці без збереження зарплати, що дає право на щорічну відпустку, для розрахунку візьміть його посадовий оклад за місяці, що входять до розрахункового періоду (абз. 7 п. 2, абз. 3—5 п. 4 Порядку № 100).

До розрахунку візьміть виплати:

• у нарахованій сумі, без зменшення на суму утриманих із них податків, зборів та інших утримань;
• у тому місяці, за який їх нарахували (п. 3 Порядку № 100). Виняток — премії, які нарахували за два чи більше місяців. Включайте їх до розрахунку відпускних перспективно, з місяця нарахування і далі протягом тієї кількості місяців, за які їх нараховуєте.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді (Д_рп) у загальному випадку дорівнює кількості днів за 12 місяців, що передують місяцю нарахування відпускних. Для тих, кого взяли на роботу протягом року, Дрп рахують з першого числа місяця, що настає за місяцем прийняття на роботу, і до першого числа місяця нарахування відпускних. Якщо працівника прийняли на роботу не з першого числа, але день початку роботи є першим робочим днем місяця, цей місяць повністю включіть до розрахункового періоду (п. 2 Порядку № 100).

Показник Д_рп зменште на кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді (Д_с). Нагадаємо, у 2023 році кількість святкових та неробочих днів дорівнює нулю. Адже з 24.03.2022 та протягом усього періоду воєнного стану не діють норми Кодексу законів про працю України, що їх передбачають статті:

• 73 — про святкові та неробочі дні;
• 67 — перенесення вихідного дня, якщо він збігається зі святковим або неробочим днем (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

Вилучайте із розрахункового періоду дні (Д_н), які працівник не відпрацював з поважної причини та в які за ним не зберігали заробітку чи зберігали частково. Йдеться про дні:

• простою не з вини працівника, коли виплачуєте 2/3 тарифної ставки (окладу). Якщо за дні простою виплачуєте середній заробіток, ці дні не вилучайте із загальної кількості днів у розрахунковому періоді;
• відпустки без збереження зарплати з будь-яких підстав;
• режиму неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця. Якщо ініціатор — працівник, не відпрацьовані із цієї причини робочі дні залиште у розрахунку;
• зупинення дії трудового договору за статтею 13 Закону № 2136, коли за працівником не зберігали заробітку;
• відпустки для догляду за дитиною до трьох або шести років за медичним висновком.

Вилучайте із розрахункового періоду час, за який відсутні дані про зар­плату працівника через ведення бойових дій.

Для того щоб розрахувати залишок невикористаного відпускного резерву, отримайте у відділі персоналу дані за кожним працівником про кількість днів відпустки, які залишилися невикористаними на 31.12.2023.

Під час інвентаризації-2023 не враховуйте дні невикористаних відпусток за минулі роки. Беріть до уваги графік відпусток і кількість фактично використаних відпусток у 2023 році. Адже минулорічний резерв — це витрати минулих років, а не звітного року.

Розрахунок залишку забезпечення оплати відпусток розглянемо на Прикладі (див. Додаток 1).

Додаток 1

Зразок розрахунку залишку забезпечення оплати відпусток

Як задокументувати та облікувати

Результат інвентаризації задокументуйте актом. Законодавство не визначає форми такого акта. Тож розробіть його самотужки та врахуйте вимоги Положення № 879. Акт має містити:

• інформацію про суми —
  • забезпечень разом із розрахунками;
  • резерву за даними бухобліку;
• обов’язкові реквізити первинки зі статті 9 Закону про бух­облік.

На підставі даних Прикладу складемо Акт інвентаризації забезпечень на виплату відпусток (див. Додаток 2).

Додаток 2

Зразок акта інвентаризації забезпечень на оплату відпусток

Залишок відпусткового резерву за кожним працівником, який розрахували за формулою, порівняйте з кредитовим сальдо субрахунку 471. Якщо залишок проінвентаризованого резерву станом на 31.12.2023:

Отже, тепер ви знаєте, як рівномірно розподілити витрати на оплату відпусток та забезпечити відповідність доходів і витрат за періодами.