Звіт про вакансії за новою формою № 3‑ПН: два способи + два зразки

Роботодавці зобов’язані своєчасно та у повному обсязі надавати до Державної служби зайнятості інформацію про попит на робочу силу — вакансії. Так визначає пункт 4 частини третьої статті 50 Закону про зайнятість населення).

Мінекономіки затвердило нову форму звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» та Порядок її подання наказом від 12.04.2022 № 827-22 (далі — Наказ № 827, Звіт № 3-ПН, Порядок). Цю форму застосовуйте із 7 липня 2022 року.

Раніше форму звіту затверджувало Мінсоцполітики. Тепер цю функцію виконує Мінекономіки. Наказ № 827 скасовує дію наказу Мінсоцполітики від 31.05.2013 № 316, затверджену цим наказом попередню форму та Порядок її подання.

Хто, кому та в яких випадках звітує

Звітувати про вакансії мають усі роботодавці, які в межах трудових відносин використовують працю фізичних осіб. Це і юридичні особи — підприємства, установи, організації, і ФОПи (ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість населення; п. 1 ст. 1 Закону № 5026; п. 1.4 Порядку).

Звіт № 3-ПН, як і раніше, можна подавати до будь-якого базового центру зайнятості — міського, районного, міськрайонного — незалежно від місцезнаходження роботодавця. Зважайте, що центри зайнятості в Україні поступово реорганізують. У новому Звіті № 3-ПН та Порядку уточнили, що роботодавці подають Звіт № 3-ПН міським, районним, міськрайонним центрам зайнятості — до дати припинення їх діяльності. Якщо центр зайнятості вже реорганізували, подавайте звіт до будь-якої філії міжрегіонального або регіонального центру зайнятості (п. 1.5 розд. І Порядку).

Подавайте Звіт № 3-ПН, коли маєте потребу у нових працівниках і відкриту вакансію, тобто за наявності попиту на робочу силу.

Коли звітувати

Звіт № 3-ПН подавайте з дня, коли виникла потреба підібрати працівників та/або відкрили вакансію, але не пізніше ніж за три робочих дні з дати її відкриття.

Відлічуючи строки подання Звіту № 3-ПН, керуйтеся статтею 241-1 Кодексу законів про працю України (КЗпП): коли строки визначаються днями, лічіть їх із наступного дня після того, з якого починається строк. Якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, днем закінчення строку вважайте найближчий робочий день.

За потреби, наприклад, коли йдеться про виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю, можете раніше поінформувати центр зайнятості про потребу підібрати працівників: до дати звільнення працівника, посада якого стає вакантною, і навіть до введення посади до штатного розпису. У такому разі дату відкриття вакансії можете зазначити у примітках до основних даних про вакансію Звіту № 3-ПН та в пункті 1.15 Відомостей про вакансію (Додаток до інформації про попит на робочу силу (вакансії)).

Як звітувати

Звіт № 3-ПН можете подати:

• в електронній формі — з електронним підписом або печаткою, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, або без нього;
• паперовій формі, яку засвідчив своїм підписом керівник, ФОП або уповноважена ними особа.

Так визначає частина друга пункту 1.5 розділу І Порядку.

Для того щоб подати до центру зайнятості Звіт № 3-ПН в електронній формі, роботодавцеві необхідно мати доступ до інтернету і можливість відправляти/приймати електронні повідомлення засобами інформаційно-комунікаційних систем, зокрема електронною поштою (ч. 1 п. 3.1 розд. ІІІ Порядку).

Заповніть електронну форму Звіту № 3-ПН в один зі способів, що наводимо в Таблиці:

• через «Електронний кабінет роботодавця» на сайті Державної служби зайнятості;
• Єдиний державний вебпортал електронних послуг, зокрема через інтегровані з ним інформаційні системи держорганів та органів місцевого самоврядування (п. 3.2 розд. ІІІ Порядку).

Як подати онлайн електронну форму Звіту № 3-ПН

Якщо обидва способи неприйнятні — скачайте бланк Звіту № 3-ПН на ezarplata.mcfr.ua та надішліть на електронну адресу:
• Державної служби зайнятості [email protected] — якщо маєте електронний підпис або печатку;
• найближчого відділення служби зайнятості — якщо електронного підпису або печатки немає. До цього центру зайнятості протягом п’яти робочих днів надайте паперовий Звіт № 3-ПН, засвідчений підписом керівника.

Які є види звіту

Роботодавець самостійно визначає вид Звіту № 3-ПН:

Підстава — пункт 1.6 розділу І Порядку.

Як і раніше, перш ніж направити до роботодавця безробітного чи особу, яка шукає роботу, фахівець центру зайнятості уточнюватиме актуальність зазначених у Звіті № 3‑ПН вакансій щонайменше двічі на місяць — під час особистої зустрічі з роботодавцем, телефоном або засобами електронного зв’язку (п. 1.7 розд. І Порядку).

Яка структура звіту

Новий Звіт № 3-ПН, як і попередній, складається з двох частин:

• основні дані про вакансію;
• відомості про вакансію.

Друга частина нової форми — додаток до Звіту № 3-ПН. Він містить детальніший опис особливостей вакансії, умов праці, вимог до кандидата й інформацію про доступність і безпеку робочого місця для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення.

У вступній частині Звіту № 3-ПН (див. Додаток), як і раніше, зазначайте відомості про роботодавця:

• код ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків (серія та/або номер паспорта для ФОПів, які через свої релігійні переконання відмовилися прийняти реєстраційний номер облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це орган контролю);
• повне найменування підприємства або прізвище, ім’я, по батькові ФОПа згідно з ЄДРПОУ;
• прізвище, ім’я, по батькові керівника;
• місцезнаходження підприємства або місце проживання ФОПа;
• місце провадження господарської діяльності;
• адресу офіційної сторінки в інтернеті, електронну адресу, номер телефону;
• інформацію про контактну особу, яка відповідає за добір персоналу, — прізвище, ім’я, по батькові, номер телефону та електронну адресу.

Зразок заповнення форми № 3-ПН

Підстава — пункт 2.2 розділу ІІ Порядку.

Як заповнити таблицю «Основні дані про вакансію»

Як зафіксувати у таблиці основні дані про вакансію, регламентує розділ ІV Порядку.

Зразок заповненої таблиці наводимо у Додатку 2.

Зразок заповнення додатка до форми № 3-ПН

У графі А зазначайте порядковий номер запису. Відомості про загальну кількість вакансій за однією професією/посадою з однаковими даними щодо розміру зарплати, характеру виконуваної роботи, місця виконання робіт, основних характеристик вакансії, вхідного оцінювання кандидата і способу укомплектування вакансії наводьте під одним порядковим номером. Вакансії з різними характеристиками зазначайте під окремими порядковими номерами.

Зазначайте у графах:

• 1 — найменування професії/посади відповідно до Класифікатора професій;
• 2 — кількість вакансій за однойменною професією з однаковими характеристиками;
• 3 — розмір зарплати з урахуванням основної зарплати, доплат, надбавок, премій, інших заохочувальних та компенсаційних виплат;
• 4 — тільки розмір основної зарплати;
• 5 — характер виконуваної роботи — постійний, тимчасовий, сезонний тощо;
• 6 — тепер тут зазначайте не лише місце проведення робіт, як у графі 5 попередньої форми звіту, а і його поштову адресу — індекс, область, район, населений пункт, вулицю, номер будинку і квартири чи офісу.

У графах 7 та 8 зазначте, як бажаєте укомплектовувати вакансії:

• за сприяння Державної служби зайнятості;
• добирати кадри самотужки;
• за сприяння Державної служби зайнятості й самотужки.

У таблиці заповнюйте всі графи за всіма рядками записів. У графі 9 за потреби запишіть примітки.

Граф 5, 7 і 8 не було в попередньому Звіті № 3-ПН.

До Звіту № 3-ПН повернули графу, де роботодавець зазначає, чи бажає він укомплектувати вакансію за сприяння центру зайнятості. Але тепер він також має можливість шукати працівників самотужки або поєднати обидва варіанти пошуку.

У рядку «Додаток(ки): на ____ арк.» зазначте кількість сторінок заповненої форми «Відомості про вакансію» лише у двох випадках — якщо:

• обрали спосіб укомплектування вакансії за сприяння служби зайнятості;
• зазначили обидва способи укомплектування вакансії — за сприяння служби зайнятості і самотужки.

Так вимагає пункт 4.2 розд. IV Порядку.

Як заповнити додаток «Відомості про вакансію»

Порядок заповнення відомостей про вакансію регламентує розділ V Порядку.

Відомості про вакансію заповнюйте власноруч. Або це зробить фахівець центру зайнятості під час особистої зустрічі з роботодавцем, телефонної розмови або спілкування засобами електронного зв’язку (п. 5.1 розд. V Порядку).

Для кожної вакансії, яку плануєте укомплектувати за сприяння центру зайнятості, заповніть окремий додаток. Для цього скористайтеся Додатком 2, у якому знайдете зразок, як заповнювати «Відомості про вакансію».

У шапці додатка зазначте найменування професії (посади), порядковий номер запису із графи А таблиці «Основні дані про вакансію» та кількість вакансій за цим записом.

У розділі 1 наведіть інформацію про основні характеристики вакансії та вимоги до кандидата. Зокрема, у підпунктах:

• 1.1 — перелічіть завдання та обов’язки за вакантною посадою, стисло охарактеризуйте роботи, що має виконувати працівник. За потреби додайте коментар до цього та решти пунктів;
• 1.2 — виберіть вид трудового договору з переліку — безстроковий чи строковий. Щоб вибрати потрібний пункт, поставте хрестик, галочку у відповідній клітинці або зафарбуйте клітинку, як у нашому зразку;
• 1.3 — виберіть режим роботи, за потреби зазначте іншу інформацію про особливості режиму роботи працівника;
• 1.4, 1.5 — зазначте умови організації праці, як-от дистанційна робота або гнучкий режим робочого часу й умови праці;
• 1.6 — позначте соціальні переваги, що встановлює роботодавець на користь працівників;
• 1.7, 1.8 — виберіть рівень освіти й освітньо-кваліфікаційний рівень кандидата на вакансію;
• 1.9 — за потреби зазначте назву професії або спеціальності, за якою добиратимете кандидата на вакансію, або поставте прочерк;
• 1.10, 1.11 — перелічіть вимоги до професійних та особистісних компетенцій кандидата або позначте, що таких вимог немає;
• 1.12 — позначте, шукаєте кандидата з досвідом роботи чи без нього;
• 1.13 — виберіть вид вхідного оцінювання кандидата під час проведення відбору на вакансію;
• 1.14 — зазначте загальну кількість вакансій та окремо за категоріями: особи з інвалідністю чи «квотні» категорії працівників зі статті 14 Закону про зайнятість. Це варто робити, коли роботодавець хоче виконати норматив із працевлаштування осіб з інвалідністю та «неконкурентоспроможних» осіб. Якщо такі вакансії відсутні — поставте відповідну позначку;
• 1.15 — повідомте додаткову інформацію та решту коментарів або поставте прочерк.

Розділ 2 містить інформацію про доступність робочого місця для особи з інвалідністю, інших маломобільних груп населення. Заповніть його, якщо в підпункті 1.14 зазначили, що можете працевлаштувати на вакансію особу з інвалідністю.

Якщо у графі 7 таблиці «Основні дані про вакансію» зазначили, що підбиратимете кандидатів самотужки, визначте спосіб самостійного укомплектування вакансії:

• розміщення інформації про вакансію на офіційному вебсайті підприємства;
• розміщення інформації про вакансію на вебсайтах пошуку роботи;
• укомплектування через приватне агентство зайнятості;
• укомплектування службою добору персоналу підприємства із числа осіб кадрового резерву;
• інше.

Якщо укомплектовуватимете вакансії лише за сприяння Державної служби зайнятості — не пишіть нічого.

Для того щоб інформацію про вакансію опублікували на вебсайті Державної служби зайнятості, визначте, чиї контактні дані розміщуватимете: підприємства чи центру зайнятості.

Додаток «Відомості про вакансію» підписує роботодавець або уповноважена ним особа окремо щодо кожної вакансії.

Яка відповідальність за неподання звіту

Ані Закон про зайнятість населення, ані інші нормативно-правові акти не передбачають фінансових санкцій для роботодавця чи адміністративної відповідальності для його посадових осіб за неподання звітності про вакансії.

Водночас роботодавець, який надає службі зайнятості відомості про вакансії, убезпечить себе від санкцій за невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю і дасть змогу спільними зусиллями розв’язати проблеми добору кадрів та працевлаштування безробітних.