Добові за одноденне відрядження: чи достатньо наказу

Одноденне відрядження може стати справжнім квестом для бухгалтера та відрядженого працівника, адже він повертається на місце роботи без жодного підтвердного документа.

До оподатковуваного доходу працівника не включайте добових витрат (пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України; ПК).

Суму добових підтверджуйте для відряджень:

• Україною і до безвізових країн — наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до візових країн — за наказом про відрядження й документальними доказами, що працівник перебував у відрядженні. Це:

• позначки прикордонних служб про перетин кордону;
• проїзні документи, рахунки на проживання;
• будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Якщо відповідних підтвердних документів немає, суму добових доведеться оподаткувати.

Розмір добових Україною визначали за датами відрядження, що записали в наказі. Окремих документальних доказів перебування у відрядженні в межах України від працівника не вимагали. Посвідчення про відрядження давно скасували.

Однак із 01.04.2023 діє оновлена редакція підпункту 170.9.1 ПК. Фактичну кількість днів перебування у відрядженні слід визначати:

• за наказом про відрядження;
• за наявності одного чи декількох документальних доказів того, що особа перебувала у відрядженні.

Список цих доказів нечіткий. У ньому згадані позначки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Документальні докази працівник надає після будь-якого відрядження, навіть одноденного, коли не завжди є змога хоча б якимось документом підтвердити проїзд, проживання чи перебування в місці відрядження.

Немає документальних доказів — добові оподаткуйте. Але чи така вже й обов’язкова ця вимога для одноденних відряджень? Розберімося.

Що робити, коли працівник не може надати первинних документів

Трапляються ситуації, коли працівник повертається з відрядження в той самий день (одноденна поїздка). При цьому він не може надати:

• квитків або інших первинних документів про оплату вартості проїзду;
• рахунків або квитанцій (чеків) про оплату готелю або іншого місця проживання;
• документальних підтверджень від сторони, яка приймала, або доказів перебування в місці (пункті) відрядження.

Проаналізуємо кілька практичних ситуацій, щодо яких підприємства зверталися до ДПС із проханням надати індивідуальну податкову консультацію (ІПК).

Поїздка на службовому або власному авто, яке заправили раніше за дату відрядження

Підприємство відрядило працівника в одноденне відрядження Україною на службовому або власному авто. Пальне придбавало підприємство, але його заправили в бак до дати відрядження. Інших витрат на відрядження, окрім добових, у працівника не було, тому він не має ані проїзних документів, ані чеків на пальне. Тобто з документів — лише наказ про одноденне відрядження.

Податківці погодилися, що фактичне перебування у відрядженні працівника, якого забезпечили автівкою, можна підтвердити подорожнім листом. Попри те що цей документ не свідчить про перебування особи в місці відрядження, він є первинним і підтверджує витрати пального для службової поїздки.

Одноденна поїздка телевізійної групи для зйомки сюжетів, репортажів, інтерв’ю

Підприємство відряджає журналістів, кореспондентів, ведучих, телеоператорів знімати сюжети. Група дістається до місця зйомки службовим чи орендованим авто або залучає транспорт третьої сторони, яка надає комплекс технічних послуг.

Зйомки відбуваються на вулицях, у громадських місцях, на відкритих (лісистих) місцевостях, тобто немає сторони, яка приймає і яка могла б підтвердити прибуття в місце відрядження.

Окремі працівники можуть діставатися місця зйомки власним або попутним авто, тому витрати на проїзд не можуть засвідчити документально. Ці одноденні поїздки також не передбачають оплати проживання.

З-поміж доказів, що засвідчують відрядження:

• наказ про відрядження;
• фото / відео з місць подій;
• звіт про відрядження в довільній формі (має погодити безпосередній керівник відряджених осіб).

Якщо у відрядження їхали автівкою, додатково додають:

• подорожній лист, у якому зазначений, зокрема, маршрут пересування знімальної групи у відрядженні;
• фіскальний або товарний чек про здійснені у відрядженні витрати. У ньому мають бути зазначені дата, час та область (місто). Ці дані мають збігатися з даними, прописаними в наказі про відрядження.

ДПС наголошує, що фото / відео з місця подій не засвідчують вартості витрат на відрядження. На ці докази не зважають, коли визначають фактичну кількість днів відрядження. Навіть за одноденного відрядження податківці зажадають документальних доказів.

Поїздка на земельну ділянку (будівельний об’єкт), куди немає регулярних транспортних перевезень

Підприємство направило агронома на дослідну земельну ділянку до сусіднього села. Оформили наказ про відрядження на один день.

До пункту призначення не курсує громадський транспорт або автобуси (потяги). Працівник дістається до місця відрядження попутним авто чи велосипедом, тому транспортних квитків надати не може.

Після завершення відрядження працівник подає звіт про виконану роботу та фіскальні чеки, якщо придбавав необхідні матеріали чи послуги. Немає сторони, яка приймала, тож ніхто не може засвідчити, що працівник виконав завдання за місцем відрядження.

Аналогічна ситуація: інженера з технагляду відрядили на будівельний майданчик, розташований у сусідньому селищі.

Про відрядження свідчать лише наказ керівника й звіт про виконану роботу. Жодних інших документальних доказів, зокрема, первинки, відряджений надати не може.

Яка альтернатива, якщо немає документальних доказів

Податківці не наводять переліку документальних доказів перебування працівника у відрядженні. До того ж вони здебільшого ототожнюють документальні докази саме з первинними документами, які засвідчують витрати відрядженого працівника.

Госпрозрахункові підприємства на свій розсуд встановлюють порядок, як направляти працівників у відрядження й компенсувати витрати на відрядження. Ці моменти визначайте в положенні про службові відрядження. Можете орієнтуватися на норми Інструкції № 59, яка встановлює правила службових відряджень для бюджетної сфери.

З-поміж документальних доказів перебування працівника у відрядженні у цьому документі згадано:

• довідку підприємства (установи, організації), куди відряджали працівника, про його перебування за місцем відрядження;
• службову записку працівника довільної форми про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, яку погодив безпосередній керівник (п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59).

Довідку підприємства з місця відрядження можна отримати, якщо є сторона, яка приймає. Коли працівник виконує службове доручення на місцевості, може скласти службову записку, у якій детально описати:

• виконану роботу;
• куди й для чого його відрядили;
• яким маршрутом пересувався та як діставався місця призначення.

До положення про відрядження доцільно включити пункт про можливість документально підтвердити факт відрядження службовою запискою. Працівник складатиме її, коли з причин, які від нього не залежать, не має підтвердних документів, що засвідчують понесені у відрядженні витрати.

Яку позицію ДПС узгодила з Мінфіном

Ще на початку вересня 2024 року податківці дійшли висновку: якщо працівник не надав жодних документальних доказів, зокрема й про вартість його витрат у відрядженні, суми добових включайте до оподатковуваного доходу.

У наступних роз’ясненнях¹ ДПС змінила висновок на протилежний, що його узгодила із Мінфіном:

Контролери повернулися до визначення добових як витрат на харчування й фінансування інших власних потреб фізособи у відрядженні, яких документально не підтверджують (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК).

Отже, в разі одноденного відрядження Україною наказу достатньо, щоб суму виплачених добових не оподатковувати ПДФО та військовим збором (у 2024 році — 710 грн).

Чи складати авансовий звіт лише на суму добових

Працівник обов’язково складає авансовий звіт, коли:

• є оподатковуваний дохід — щоб обчислити суму ПДФО;
• використав готівку понад суму добових, у т. ч. отриману за допомогою платіжної картки (пп. 170.9.4 ПК).

Авансового звіту від працівника не вимагайте, якщо:

• під час відрядження працівник за допомогою платіжної картки (корпоративної чи особистої) розраховувався безготівково та/або отримував готівку в межах суми добових;
• немає оподатковуваного доходу.

Тож формально, якщо серед витрат відрядженого лише виплачені добові, авансового звіту можна не подавати. Але в цьому разі яким первинним документом підтвердити витрати на відрядження? Наказ про відрядження не є таким документом.

Отже, працівникові все ж доцільно подавати авансовий звіт, у якому відображати суми добових, що він отримав на підставі наказу про відрядження. Авансовий звіт завізує керівник підприємства, затвердивши так витрати на відрядження.

Авансовий звіт слугуватиме первинним документом, який містить суму, дату операції та підпис керівника й бухгалтера. Тож він буде підставою визнати й списати в обліку витрати на одноденне відрядження.