Штатний розпис: відповіді на часті запитання та зразок на 2024 рік

«Штатний розпис — обов’язковий документ?» — найперше, про що нас запитують кадровики. І — так, і — ні. Ні — тому що законодавство не дає визначення поняття штатного розпису, не зобов’язує приватні підприємства його мати. Відсутній штатний розпис і в переліку питань, за якими Держпраці перевіряє підприємства. Водночас так — тому що без штатки неможливо коректно оформити документи у зв’язку зі скороченням чисельності та штату, подати звіт про вакансії до центру зайнятості.

Однозначно можна стверджувати, що штатний розпис щонайменше обов’язковий:

• для державних органів і установ (ухвала Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду від 15.06.2017, справа № 808/478/17);
• якщо його наявність передбачають відомчі нормативно-правові акти, які поширюються на підприємства, установи, організації.

Для цих підприємств відсутність штатного розпису можна кваліфікувати як порушення iнших вимог трудового законодавства, за яке роботодавцеві загрожують:

• штраф у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 Кодексу законів про працю України)

та

• адміністративна відповідальність зa інші порушення вимог зaконодавства пpо працю — штраф 510—1700 гpн (ч. 1 cт. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення; КпАП).

Скласти штатний розпис скеровує Господарський кодекс України (ГК):

Мінпраці вважає, що штатний розпис — обов’язковий документ і його відсутність порушує законодавство про працю. Штатний розпис встановлює для підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників, фіксує назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою (лист Мінпраці від 27.06.2007 № 162/06/187-07).

Через прогалини в законодавстві у кадровиків і бухгалтерів виникає чимало запитань, коли складають штатний розпис. Тримайте відповіді на найчастіші з них.

Чи обов’язково щороку перезатверджувати штатний розпис?	У якій послідовності зазначати назви підрозділів у штатному розписі?
Як правильно — «штатний розпис» чи «штатний розклад»?	Чи може бути відділ без начальника?
Чи може бути у штатному розписі тільки директор?	Чи включати до штатного розпису посади дистанційних працівників?
Чи може у штатному розписі бути тільки директор і голов­ний бухгалтер?	Чи штрафують за невідповідність Класифікатору професій назв посад у штатному розписі?

Чи обов’язково щороку перезатверджувати штатний розпис?

Бюджетникам — так. Іншим роботодавцям — ні.

Бюджетники затверджують штатні розписи упродовж місяця з початку року (абз. 1 п. 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ вiд 28.02.2002 № 228).

Приватні підприємства переглядають і затверджують штатні розписи за потреби.

Як правильно — «штатний розпис» чи «штатний розклад»?

Назвіть документ «штатний розпис», тому що так його традиційно називають у нормативних актах. Хоча українською правильніше — «штатний розклад». Академічний тлумачний словник української мови (1970—1980) роз’яснює: розпис — дія за значенням розписати, розписувати.

Словник подає приклади, як правильно вживати слово «розпис» у висловах: художній розпис будинків, розпис писанок, Опішнянський посуд з його прекрасним розписом, українським орнаментом. Натомість таким, що рідко вживають, називає розпис: «те саме, що розклад», у розумінні «список з переліком кого-, чого-небудь; реєстр».

У Словнику української мови в 11 томах* знаходимо визначення:

Кандидат педагогічних наук, доцент Юрій Гнаткевич у словнику-антисуржику також зазначає, що замість неправильних висловів «розпис (засідань, руху)» слід уживати «розклад (засідань, руху), штатний розклад».

Нині словосполучення «штатний розпис» уживають у багатьох нормативних актах:

• ГК (ч. 3. ст. 64);
• Типовій формі штатного розпису (наказ Мінфіну вiд 28.01.2002 № 57);
• Уніфікованій формі штатного розпису юридичної особи (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7).

Тож називайте документ «штатний розпис».

Чи може бути у штатному розписі тільки директор?

Так, якщо підприємство:

• не фінансують із бюджету;
• не оприлюднює звітність;
• не становить суспільного інтересу.

Підприємство на власний розсуд визнaчає свою організаційну структуру, вcтановлює чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 ГК). Жоден нормативний акт не обмежує суб’єктів господарювання, заснованих на власності фізичних осіб, щодо кількості працівників. Якщо на підприємстві є лише директор і в штатці зазначили лише його, це не порушення.

Проте власник або керівник підприємства, звітність якого оприлюднюють, та керівник бюджетної установи не мають права самостійно вести бухоблік. Такі підприємства щонайменше, окрім посади директора, повинні включити до штатного розпису бухгалтерську службу, завдання та функціональні обов’язки якої визначає КМУ. Підприємство, що становить суспільний інтерес, теж зобов’язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входять не менше двох осіб. Виняток — недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування (ч. 4 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон № 996).

Чи може у штатному розписі бути тільки директор і голов­ний бухгалтер?

Фактично працювати на підприємстві можуть тільки директор і головний бухгалтер, але у штатному розписі не можуть бути лише ці дві посади, тому що посада головбуха передбачає наявність підлеглих.

У штатному розписі підприємства можуть бути посади як для 1000 працівників, так і лише директор. Але посади бухгалтерів добираємо для штатного розпису з огляду на вимоги Закону № 996.

Частина четверта статті 8 Закону № 996 пропонує роботодавцеві варіанти, як організувати ведення бухгалтерського обліку:

• ввести посаду бухгалтера або створити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером;
• користуватися послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• доручити бухгалтерський облік на договірних засадах централізованій бухгалтерії або підприємству, суб’єкту підприємницької діяльності, самозайнятій особі, які провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку чи аудиторської діяльності;
• вести бухгалтерський облік та складати звітність власнику або керівнику підприємства.

Тож якщо роботодавець не планує створити бухгалтерську службу — вводить до штатки посаду «бухгалтер» або «бухгалтер (з дипломом магістра)». Якщо планує — вводить до штатки всю структуру. Деякі посади можуть бути вакантними до укомплектування.

У якій послідовності зазначати назви підрозділів у штатному розписі?

Назви структурних підрозділів зазначайте у штатці відповідно до груп:

• апарат управління (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів тощо);
• виробничі підрозділи;
• допоміжні підрозділи або підрозділи, що обслуговують.

Штатні розписи підприємств недержавного сектору економіки матимуть саме таке розташування назв структурних підрозділів. Виняток — торговельні підприємства, оскільки вони не мають виробничих підрозділів, а лише відділи збуту або комерційні відділи, які пов’язані з логістичними підрозділами (останні є тими, що обслуговують). Допоміжними підрозділами зазвичай називають відділ постачання, ремонтні служби тощо.

Чи може бути відділ без начальника?

Так. Формувати штатний розпис — компетенція підприємства (ст. 64 ГК). У відділі може не бути посади начальника. Це не порушення, якщо підрозділом керує топменеджер, наприклад: директор комерційний, директор технічний, заступник директора. На підприємстві, де у складі відділу є сектори, начальник відділу може керувати сектором.

Хто керує підрозділом — визначте у положенні про нього. Пропишіть повноваження, завдання та обов’язки з керівництва підрозділом у посадовій інструкції його фактичного очільника.

Чи включати до штатного розпису посади дистанційних працівників?

Так, включайте. Кількість посад у штатці визначайте з урахуванням кількості працівників за кожною посадою, необхідною, щоб підприємство нормально функціонувало. Немає значення, як працівники виконуватимуть роботу: за основним місцем роботи чи за сумісництвом, в офісі чи дистанційно.

Чи штрафують за невідповідність Класифікатору професій назв посад у штатному розписі?

Під час воєнного стану — малоймовірно. Використання назв посад у штатному розписі, що не відповідають Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327, інспектор праці кваліфікує як «інші порушення законодавства про працю».

Водночас під час воєнного стану інспектор праці має право перевіряти підприємства в обмежених випадках. Наприклад, за скаргою працівника чи профспілки. Навіть якщо інспектор праці перевірить ці питання і винесе припис про усунення порушень, роботодавець уникне штрафу в розмірі мінімалки, якщо вчасно та повністю виконає припис. Хоча теоретично залишається ризик, що посадову особу притягнуть до адміністративної відповідальності. Штраф — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).

Скористайтеся готовим зразком штатного розпису на 2024 рік, що розробили для вас експерти журналу «Кадровик-01» (див. Додаток).

Додаток

Зразок штатного розпису