Дев’ять оптимізованих правил для відпусток під час воєнного стану

1 Інформуйте нового працівника про тривалість щорічної відпустки

Норма. До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема, про тривалість щорічної відпустки (п. 8 ч. 1 ст. 29 КЗпП). Працівників можна ознайомлювати з наказами/розпорядженнями, повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі сторони можуть передбачати альтернативні способи ознайомлення працівника (ч. 3 ст. 29 КЗпП).

Що змінилося. Раніше працівника достатньо було ознайомити з колдоговором щодо тривалості відпустки та/або укласти письмовий трудовий договір, в якому зазначити тривалість щорічної відпустки.

Як реалізувати. Укладіть з працівником письмовий трудовий договір або вручіть під підпис, надішліть електронною поштою чи месенджером інформацію про умови усного трудового договору.

2 Враховуйте святкові й неробочі дні до тривалості відпусток усіх видів

Норма. У період дії воєнного стану не застосовують норм статей 73, 78-1 КЗпП та частини другої статті 5 Закону про відпустки (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

Що змінилося. На підставі Закону № 2136 з 24 березня 2022 року кадровики враховують святкові й неробочі дні до тривалості щорічних відпусток і додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей, попри те що в частині другій статті 5 Закону про відпустки було зазначено протилежне. Закон № 2352 усунув цю колізію.

Як реалізувати. І  надалі, до закінчення воєнного стану, враховуйте всі календарні дні, незважаючи на святкові та неробочі, до тривалості відпусток усіх видів, зокрема:

• щорічної;
• додаткової соціальної працівникам, які мають дітей;
• у зв’язку з усиновленням дитини;
• при народженні дитини.

3 Надавайте щорічну основну відпустку повної тривалості за поточний і попередні робочі роки за згодою роботодавця

Норма. У період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 к. дн. за поточний робочий рік. Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше ніж 24 к. дн., не використані у період дії воєнного стану дні такої відпустки надають після того, як припинять або скасують воєнний стан.

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136). Якщо працівник звільняється у період дії воєнного стану, йому виплачують грошову компенсацію відповідно до статті 24 Закону про відпустки.

Що змінилося.

1. У попередній редакції стаття 12 Закону № 2136 дозволяла працівникам надавати тільки 24 к. дн. щорічної основної відпустки.

2. Не було врегульовано, чи можна під час воєнного стану надати невикористану щорічну відпустку за попередні робочі роки.

3. До 19 липня 2022 року можна було керуватися нормою: якщо працівник використав щонайменше 24 к. дн. щорічної відпустки, за решту днів може отримати компенсацію, навіть якщо не звільняється (ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки). Тепер цього робити не можна, бо діє спеціальна норма Закону № 2136.

Як реалізувати. Якщо у працівника тривалість щорічної основної відпустки понад 24 к. дн., роботодавець може погодитися надати працівнику відпустку повної тривалості, а може надати лише 24 к. дн., а решту днів надати після того, як закінчиться воєнний стан, або виплатити за них компенсацію, якщо працівник звільнятиметься. Якщо працівник не звільняється, під час воєнного стану за бажанням працівника не можна виплатити компенсацію за невикористані дні відпустки.

Роботодавець може відмовити працівнику у щорічній відпустці, якщо працівник виконує роботи на об’єкті критичної інфраструктури (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

Як і раніше, виплачуйте працівнику, що звільняється, компенсацію за невикористані дні щорічної основної та щорічної додаткової відпустки за роботу зі шкідливими умовами праці, за особливий характер праці, за вислугу років держслужбовцям та посадовим особам ОМС, додаткову відпустку працівникам, які мають дітей.

4 Надавайте працівнику, що виїхав з України чи набув статусу ВПО, відпустку без збереження зарплати

Норма. У період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (ВПО), обов’язково надає відпустку без збереження зарплати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 к. дн. Період такої відпустки не враховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого пунктом 4 частини першої статті 9 Закону про відпустки (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136).

Що змінилося. Раніше працівники, які виїхали з України чи набули статусу ВПО, могли оформити відпустку без збереження зарплати на період карантину або воєнного стану тільки за згодою роботодавця.

Як реалізувати. Під час дії воєнного стану роботодавець не має права відмовити працівнику, що виїхав з України чи набув статусу ВПО, у відпустці без збереження зарплати. Умова — працівник має будь-яким способом підтвердити право на відпустку. Наприклад, подати фото сторінки у паспорті з відміткою про перетин державного кордону, надіслати фото з геолокацією, подати довідку, що має статус ВПО, або показати на смартфоні у додатку «Дія», що має статус ВПО.

Вказана норма не обмежує, що таку відпустку надають одноразово або 90 к. дн. на рік. Тому якщо працівник використає 90 к. дн. відпустки і воєнний стан триватиме, він зможе знову скористатися відпусткою. Це дасть змогу працівнику зберегти роботу, проте йому не йтиме страховий стаж для пенсії, оплати лікарняних тощо.

5 Надавайте працівнику, який не може працювати через бойові дії, відпустку без збереження зарплати

Норма. Закон № 2352 скасував пункт 18 частини першої статті 25 Закону про відпустки. Вона передбачала право працівника на відпустку без збереження зарплати на період проведення у відповідному населеному пункті антитерористичної операції, заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії РФ у Донецькій та Луганській областях.

Що змінилося. У 2018 році антитерористичну операцію перейменували на операцію об’єднаних сил. Наразі бойові дії тривають не лише в Донецькій та Луганській областях. Тож законодавці зрівняли права на відпустки без збереження зарплати працівників з інших регіонів, де тривають бойові дії.

Як реалізувати. Якщо підприємство в зоні бойових дій і працівник не може працювати дистанційно, за його бажанням надайте відпустку без збереження зарплати за згодою сторін на період дії воєнного стану — до 22.08.2022 або до закінчення карантину — до 31.08.2022 (ст. 26 Закону про відпустки). Якщо працівник виїхав з України чи переїхав у безпечний регіон країни й отримав статус ВПО — надайте за бажанням працівника обов’язкову відпустку без збереження зарплати тривалістю до 90 к. дн. Якщо через збройну агресію працівник і роботодавець не можуть виконувати своїх обов’язків, роботодавець може призупинити дію трудового договору (ст. 13 Закону № 2136).

6 Не враховуйте період військової служби до стажу для щорічної відпустки

Норма. До стажу для щорічної основної відпустки не зараховують часу, коли за працівниками-призовниками під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення зберігали місце роботи й посаду на підприємстві на час призову (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, п. 2 ч. 1 ст. 82 КЗпП). Ця норма стосується призваних:

• на строкову військову службу;
• військову службу за призовом осіб офіцерського складу;
• військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період;
• військову службу за призовом осіб з числа резервістів в особливий період.

Також ця норма стосується працівників, прийнятих на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби.

Що змінилося. Раніше період військової служби працівників, яких призвали на військову службу, мобілізували, чи таких, що уклали контракти, зараховували до стажу для щорічної основної відпустки.

Як реалізувати. Закон № 2352 набрав чинності 19 липня 2022 року. З цієї дати не враховуйте до стажу для щорічної основної відпустки період військової служби працівників.

7 Виплачуйте зарплату за час відпустки до її початку

Норма. Зарплату працівникам за весь час відпустки виплачують до початку відпустки, якщо іншого не передбачають законодавство, трудовий або колективний договір (ч. 4 ст. 115 КЗпП).

Що змінилося. Раніше роботодавець мав виплатити відпускні щонайменше за три дні до початку відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).

Як реалізувати. Параграф 2 статті 7 Конвенції МОП 132 «Про оплачувані відпустки» визначає, що суми за період відпустки виплачують працівнику до відпустки, якщо іншого не передбачає угода, що стосується цієї особи й роботодавця. Чинні міжнародні договори, згоду на обов’язковість яких надала ВРУ, є частиною національного законодавства України (ст. 9 Конституції України). Якщо міжнародний договір або міжнародна угода, в яких бере участь Україна, встановлюють інші правила, ніж ті, що їх містить законодавство України про працю, то застосовують правила міжнародного договору або міжнародної угоди (ст. 8-1 КЗпП). Україна ратифікувала Конвенцію МОП 132 29.05.2001. Як бачимо, Конвенція МОП зобов’язує роботодавця виплатити відпускні до початку відпустки і тільки у разі домовленості працівника й роботодавця дає можливість виплатити відпускні в інший термін. Тому радимо в колдоговорі прописати виплату відпускних до початку відпустки, і лише за заявою працівника — в інший термін.

8 Виплачуйте компенсацію за щорічну відпустку працівнику, якого звільняєте за переведенням

Норма. Закон № 2352 виключив статтю 81 КЗпП, частину третю статті 24 і пункт 8 частини сьомої статті 10 Закону про відпустки.

Що змінилося. Ці норми передбачали право працівника, якого звільняли за переведенням на інше підприємство на підставі пункту 5 статті 36 КЗпП, перерахувати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки на нове підприємство. Такі працівники мали право використати щорічну відпустку на новому підприємстві у перший рік роботи до того, як відпрацюють шість місяців.

Як реалізувати. Працівнику, якого звільняєте за переведенням на інше підприємство, виплачуйте компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки й додаткову соціальну відпустку працівникам, які мають дітей. У перший та наступні роки працівнику, якого прийняли за переведенням, надавайте щорічну відпустку за графіком відпусток на загальних підставах.

9 Виплачуйте компенсацію за щорічну відпустку члену сім’ї працівника, що помер

Норма. У разі смерті працівника грошову компенсацію за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що працівник не одержав за життя, виплачують членам сім’ї такого працівника, а в разі їх відсутності компенсація входить до складу спадщини (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки).

До статті 36 КЗпП ввели пункт 8-2, на підставі якого припинятимемо трудовий договір у зв’язку зі смертю працівника.

Що змінилося. Раніше компенсацію за невикористану відпустку роботодавець мав виплатити спадкоємцям померлого працівника. Щоб не чекати шість місяців, поки хтось із родичів працівника вступить у спадщину, роботодавці часто порушували цю норму й виплачували компенсацію за відпустки разом із зарплатою члену сім’ї працівника.

Як реалізувати. На підставі документа, що особа до смерті працівника з ним проживала й перебувала у шлюбі (чоловік, дружина) або була кровно споріднена (діти, батьки, онуки, брати, сестри тощо), в наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника вкажіть кількість днів відпустки, що слід виплатити члену сім’ї працівника.