Нефіксований робочий час: оплачуйте й звітуйте за зразком

Закон № 2421 набрав чинності 10 серпня 2022 року. Й одразу в бухгалтерів підприємств, які чекали на цей Закон, виникло безліч запитань. Відповімо на них.

Як укласти договір

Щоб норми Закону № 2421 запрацювали повноцінно, потрібно дочекатися, коли з’явиться примірний зразок договору про нефіксований час. Таку думку поділяє не один експерт. Форму договору має затвердити Мінекономіки.

Проте в коментарі до Закону № 2421 урядовці запевнили: форма договору матиме рекомендаційний характер. Отже, роботодавець зможе самотужки розробити зразок договору. Передбачте в ньому обов’язкову інформацію:

• спосіб та мінімальний строк повідомлення працівника про початок виконання роботи;
• спосіб та максимальний строк, коли працівник повідомить роботодавця про готовність стати до роботи;
• базові години і дні, коли працівника можуть викликати для виконання роботи;
• розмір оплати праці за залучення до роботи поза межами базових днів або годин;
• додаткові підстави для припинення договору, якщо такі є.

Кількість базових годин, коли працівника можуть викликати до роботи, у договорі не може перевищувати 40 годин на тиждень, а кількість базових днів — шести днів на тиждень.

Коли розробили власну форму договору й передбачили всі потрібні умови, сміливо укладайте з працівниками договори про нефіксований робочий час. Але зважте на кілька правил.

Правило перше

Кількість договорів із нефіксованим робочим часом не може перевищувати 10% загальної кількості трудових договорів на підприємстві. Лічіть не кількість працівників, а саме кількість укладених договорів. Так, якщо працівник є внутрішнім сумісником, враховуйте кожен договір окремо. Якщо у вас працює менше ніж 10 працівників, можете укласти лише один договір із нефіксованим робочим часом.

Укласти не більше ніж один договір з нефіксованим часом можете, якщо трудових договорів зі звичайними умовами уклали 17 або менше. Округлення за математичними правилами тут не діє. Якщо ж, наприклад, 18 працівників працюють на звичайних умовах, тоді можете укласти два договори з нефіксованим робочим часом. Тоді загальна кількість трудових договорів становитиме 20, а 10% цієї кількості дорівнюватиме двом.

Правило друге

Щоб не трактувати норми локальних документів по-різному, радимо внести зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) і до колективного договору, якщо він є. У змінах визначте, що працівники, які виконують роботу на умовах нефіксованого робочого часу, працюють за індивідуальним режимом, тому ПВТР на них не поширюються.

Обов’язково наголосіть на цьому, адже в Кодексі законів про працю України (КЗпП) законотворець зазначити про це забув. На відміну від дистанційників, для яких відповідну норму передбачили у статті 60-2 КЗпП. Тож роботодавцеві доведеться самотужки усувати цю прогалину.

Як оплатити роботу

У статті 21-1 оновленої редакції КЗпП визначили: працівникові, який виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, зарплату виплачують за фактично відпрацьований час.

Кількість відпрацьованого часу визначайте за табелем обліку робочого часу (далі — Табель). Попри відсутність графіка роботи, кожен вихід працівника табелюйте. У Табелі зазначайте кількість відпрацьованих годин. За потреби введіть окремі літерні коди для базових і понаднормових годин роботи.

Радимо використовувати літерне позначення для обліку:•  «Р» — відпрацьованих базових годин;•  «ПМ» — відпрацьованих годин поза межами базових.

Працівникові з нефіксованим робочим часом доцільно встановлювати не місячну, а годинну ставку, яка має бути не нижчою за мінімальну.

Нагадаємо: до 1 жовтня 2022 року мінімальна годинна ставка — 39,26 грн, з 1 жовтня 2022-го — 40,46 грн.

Якщо нефіксований час встановили для працівника з місячним посадовим окладом, вартість однієї години праці визначайте щомісяця. Для цього оклад діліть на норму робочого часу, визначену за графіком роботи на підприємстві.

У межах базових днів і годин

Уявімо, що базові дні для працівника встановили з понеділка по п’ятницю, а базові години — з 10:00 до 19:00. У межах цих днів і годин працівник отримує зарплату за умовами трудового договору за фактично відпрацьований час. Мінімальна тривалість робочого часу працівника протягом календарного місяця має становити 32 години.

Якщо працівник не виконав роботи на 32 години, маєте виплатити зарплату не меншу ніж за 32 години робочого часу. Це — мінімальна трудова гарантія працівника за таким договором.

Поза межами базових днів і годин

Режим роботи з нефіксованим часом не передбачає звичайних вихідних. Фактично працівник має безумовне право відпочивати в усі дні та години поза межами базових. Водночас роботодавець за потреби може запропонувати працівникові виконати роботу в його умовні вихідні.

Якщо роботодавець пропонує працівникові виконати роботу в суботу або неділю, як оплатити такі години робити? Законотворець дав роботодавцеві та працівникові можливість регулювати це питання на свій розсуд на домовленістю. Тож порядок оплати визначте у трудовому договорі. Умова одна: роботу поза межами базових днів і годин оплачуйте так, як стаття 106 КЗпП визначає для оплати надурочних годин.

Мінімальний розмір зарплати

Вимога виплачувати працівникові зарплату не меншу за розмір мінімальної, стосується випадків, коли працівник виконує місячну (годинну) норму праці. За нефіксованого робочого часу про виконання норми може не йтися. Наприклад, працівник відпрацював 40 годин на місяць, а норма за графіком роботи підприємства у місяці — 168 годин. Тож дотягувати виплату до мінімалки не потрібно. Головне, щоб встановлена місячна або годинна ставка не була нижчою за мінімальний розмір.

Як заповнити Додаток 1 Податкового розрахунку за умовами Прикладу 1, дивіться у Додатку.

Як оподаткувати зарплату й показати у звітності

Оподаткування зарплати за трудовим договором про нефіксований робочий час має свою специфіку. А саме:

• податок на доходи фізичних осіб, військовий збір та ЄСВ визначайте з розміру фактично нарахованого заробітку (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ);
• якщо працівник не виконав робочу норму часу, доплату до мінзарплати не проводьте.

У звітності жодних особливих позначок, аби показати такі доходи, наразі не передбачено. Тому всі нарахування за договором з нефіксованим робочим часом покажіть як звичайну зарплату.

Навіть якщо працівник не відпрацював усіх базових днів, не заповнюйте графу 13 Додатка 1 Податкового розрахунку. Вона призначена, щоб показати дні відпустки без збереження зарплати. А нефіксований час і відпустка без збереження зарплати — це різні виплати.

Також не ставте у Додатку 1 позначку про неповний час у графі 22. Нефіксований час і неповний робочий час — різні режими роботи.

Якщо трудовий договір про нефіксований робочий час уклали з працівником, який раніше працював за звичайним режимом, не відображайте його укладення в Додатку 5. Адже йдеться не про початок трудових відносин, а про зміну режиму роботи. Виняток — якщо працівника звільнили і прийняли на ту саму посаду, але з новим режимом роботи.

Сподіваємося, тепер нефіксований робочий час не видається вам чимось таємним і незрозумілим, а розрахунки та порядок звітування за цим режимом роботи не створюватимуть зайвого клопоту.