Апгрейд норми закону про обмін кадровими документами

Воєнний стан змусив законодавця спростити правила обміну кадровою інформацією та ознайомлення працівників з документами. Деякі зміни стосуються воєнного стану, а деякі увійшли до Кодексу законів про працю України (КЗпП) і залишаться чинними й після війни.

Ще з 24 березня 2022 року діє норма, яка дає змогу роботодавцям на свій розсуд визначати порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій (ст. 7 Закону № 2136).

З 19 липня 2022 року статтю 7 Закону № 2136 дещо вдосконалили. У ній з’явилася частина друга, яка встановлює право роботодавця і працівника на період дії воєнного стану домовитися про будь-який зручний спосіб електронної комунікації.

Нову редакцію статті 7 Закону № 2136 унаочнимо в Таблиці.

Обмін документами, організація кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця під час дії воєнного стану

Наші експерти ще з початку війни передбачали право сторін трудового договору обмінюватися кадровими документами за допомогою вайберу, телеграму та інших месенджерів. Тепер це право законодавчо закріпили за всіма роботодавцями і працівниками України незалежно від мапи бойових дій. Потрібно лише дійти згоди, який саме спосіб зручний обом сторонам трудового договору, та правильно все оформити. Як це зробити — далі у статті.

Який спосіб обміну документами вибрати

Закон не обмежує роботодавця і працівника у виборі способів та засобів для обміну кадровою інформацією. Тому можете вибрати:

• електронну пошту — корпоративну й приватну;
• вайбер, телеграм, ватсап та інші месенджери;
• фейсбук, інстаграм та інші соціальні мережі;
• ямер, тімс та інші корпоративні платформи, якими користується ваша компанія.

Як надсилати документи, законодавство теж не визначає. Тому вибирайте найзручніший спосіб. Наприклад, працівник пише заяву на папері, підписує, ставить дату й відправляє вам фото. Або просто набирає і надсилає текст заяви у будь-який спосіб електронної комунікації.

Кадрові накази, повідомлення й решту документів, з якими треба ознайомити працівника, надсилайте або у форматі .pdf, або просто у вигляді фото, зробленого за допомогою смартфона. Другий спосіб доступніший, адже працівник може не мати програми, яка відображає pdf-файли.

Якщо працівник має змогу роздрукувати фото документа, що ви надіслали, попросіть засвідчити ознайомлення на роздруківці, сфотографувати документ з відміткою і надіслати вам фото.

Приклад відмітки про ознайомлення згідно з ДСТУ 4163:2020:

Є простіший спосіб — працівник пише вам у відповідь текстове повідомлення про ознайомлення, наприклад:

Як зафіксувати домовленість із працівником

Закон вимагає, що роботодавець і працівник мають за згодою обрати спосіб електронної комунікації. Проте не конкретизує, як оформити цю згоду. Тож тут можете піти будь-яким шляхом, який вважаєте доцільним з огляду на конкретні обставини чи перебування працівника. Адже працівник може виїхати в інший населений пункт, до іншої країни чи бути на передовій.

Зв’яжіться із працівником та повідомте, що необхідно запровадити альтернативний спосіб обміну документами. Якщо є корпоративна соцмережа чи пошта, розішліть повідомлення всім працівникам. Якщо хтось не має доступу до корпоративних ресурсів, зв’яжіться з ним індивідуально. Наведемо два варіанти подальших дій.

Працівник пише заяву, у якій зазначає, наприклад:

Працівник надсилає вам повідомлення з номера телефону або електронної пошти:

У такому разі зробіть скрин екрана, роздрукуйте і тимчасово долучіть до картки П-2 працівника.

Коли приймаєте на роботу нового працівника, нехай одразу зазначить у заяві про прийняття контакти, на які отримуватиме кадрову інформацію. Другий варіант — записати ці відомос­ті до письмового трудового договору.

Як скласти наказ про обмін документами

Коли зберете з працівників усі дані, видайте наказ про спрощений обмін документами (див. Додаток 1). Перелік контактних даних працівників додайте до наказу. Це і буде перший документ, з яким треба ознайомити працівників за допомогою контактних даних, що ви від них отримали.

Коли надсилатимете працівникам фотокопію наказу для ознайомлення, не надсилайте додатка, адже в ньому персональні дані інших працівників.

Як зафіксувати ознайомлення з документом

На держслужбі складають протоколи ознайомлення. Які дані має містити цей протокол, урядовці передбачили в Порядку № 1042.

Радимо скористатися досвідом держслужбовців і складати протоколи, коли треба зафіксувати факт ознайомлення з документами, що мають суттєве значення. Наприклад, документи про скорочення, звільнення, припинення дії трудового договору або вимогу надати пояснення. У простіших випадках можна обмежитися скрином екрана, на якому буде видно повідомлення працівника про ознайомлення, час і дату такого повідомлення.

ВАЖЛИВО!

Нова норма в КЗпП

З 19 липня 2022 року у статті 29 КЗпП з’явилася нова норма. У трудових договорах за згодою сторін можна передбачити альтернативні способи ознайомлення працівників із наказами/розпорядженнями, повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків (ч. 3 ст. 29 КЗпП). Виняток: лише під підпис потрібно поінформувати працівника про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунули, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах.

Нагадаємо, що крім «живого» підпису про ознайомлення з документами з 27 лютого 2021 року можна використовувати електронний підпис — КЕП. Тепер процедуру можна спростити і домовитися з працівниками про ознайомлення з документами через електронну пошту, вайбер тощо без застосування КЕП.

Ця новація не прив’язана до воєнного стану, тож її використовуватимемо і в мирний час.

Протокол складайте у довільній формі в одному примірнику. Зазначайте в ньому:

• дату, час і місце, коли склали протокол;
• підставу надсилання документів — стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX;
• дату, час надсилання документів;
• засіб електронного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
• найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;
• контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адресу електронної пошти тощо;
• короткий зміст надісланих документів;
• підпис, дату, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи і склав протокол;
• відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).

Зразок протоколу — у Додатку 2.

РЕЗЮМЕ

На час воєнного стану можете домовитися з працівником і повністю перейти на альтернативний обмін документами — це передбачає Закон № 2136. Після війни точно зможете ознайомлювати з документами за спрощеною процедурою, без КЕП. А от чи можна буде і заяви отримувати у вайбер — покаже час. Можливо, і цю норму внесуть до статті 29 КЗпП.

Та надійніше ознайомлювати працівників з документами під «живий» підпис. Вже більш-менш опанували й електронний підпис. Але тепер процедура має ще більше варіантів. Вибирайте той, що мінімізує ваші часові затрати. Проте якщо виберете способи, про які йшлося в цій статті, не нехтуйте протоколом, коли ознайомлюєте працівників з наказами, що мають суттєві юридичні та фінансові наслідки.

Надалі можна передбачити спрощену процедуру ознайомлення з документами в інструкції з діловодства або правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Тоді у заяві про прийняття на роботу працівник зазначатиме засоби комунікації, ознайомлюватиметься з ПВТР, ви фіксуєте засоби комунікації у наказі про прийняття — і все.